Popis robe je brojanje svega što fizički imaš na lageru i poređenje tog stanja sa onim što piše u knjigama. Radi se najmanje jednom godišnje, na dan bilansa, a rezultat ide knjigovođi da uskladi evidenciju. Ako vodiš poslovne knjige i prodaješ robu, popis nije stvar izbora.
Većina vlasnika radnji to doživljava kao gnjavažu, sve dok se ne pojavi manjak na koji treba platiti PDV. Tada popis odjednom postane zanimljiv.
Šta je popis robe i ko mora da ga radi
Popis je utvrđivanje stvarnog stanja imovine na određeni dan. Za prodavnicu to znači da prebrojiš svaki artikal na policama i u magacinu, upišeš količine, pa uporediš sa knjigovodstvenim stanjem.
Obavezu propisuje Pravilnik o načinu i rokovima vršenja popisa i usklađivanja knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem ("Službeni glasnik RS" br. 89/2020). Član 2 kaže da popis rade pravna lica i preduzetnici koji vode poslovne knjige.
Ako si paušalac, popis te se najverovatnije ne tiče. Paušalci vode samo KPO knjigu, u koju upisuju ostvareni promet, i ne sastavljaju finansijske izveštaje. Uz to, preduzetnici koji se bave trgovinom na malo i na veliko po pravilu ne mogu da budu paušalno oporezovani, pa se ta dva slučaja retko poklope. Ako nisi siguran gde spadaš, proveri šta važi za paušalce pa to potvrdi sa knjigovođom.
Kada se radi popis i do kada mora da bude gotov
Redovan godišnji popis vezuje se za dan bilansa, a to je za većinu firmi 31. decembar.
U praksi se retko broji baš tog dana. Popis sme da se obavi ranije ili kasnije, pod uslovom da se svi ulazi i izlazi robe između tog datuma i 31. decembra uredno evidentiraju i uračunaju. Većina malih radnji broji krajem decembra ili prvih dana januara, kad je promet najmanji.
Izveštaj o popisu, po članu 13, predaje se najkasnije 60 dana pre isteka roka za dostavljanje redovnog godišnjeg finansijskog izveštaja. Pošto se taj izveštaj predaje APR-u do 31. marta, praktičan rok za izveštaj o popisu pada negde na kraj januara. Kod vanrednog popisa u toku godine rok je kraći, 30 dana od popisa.
Vanredan popis radi se kad se menja lice koje rukuje robom, posle krađe ili požara, pri statusnoj promeni ili kad ga traži poreska kontrola.
Priprema: šta uraditi pre nego što počneš da brojiš
Ovo je deo koji se najčešće preskoči, pa onda popis traje duplo duže.
Odredi ko popisuje. Pravilnik traži komisiju, ali član 6 dozvoljava mikro pravnim licima i preduzetnicima da umesto komisije odrede jedno lice. Važno pravilo iz člana 5: onaj ko rukuje robom ne sme da bude taj koji je popisuje. Ako sam radiš u radnji, neka broji neko drugi.
Sredi bazu artikala u kasi. Duplirani artikli, stare cene i stavke koje više ne prodaješ prave haos pri poređenju. Prođi kroz spisak i očisti ga pre popisa. Ako to nisi radio odavno, pogledaj kako se dodaju i menjaju artikli.
Zatvori dokumentaciju. Sve otpremnice, primke i fakture do dana popisa moraju da budu proknjižene. Roba koja je stigla a nije proknjižena pojaviće se kao višak.
Fizički uredi prostor. Grupiši isti artikal na jedno mesto. Ako su iste patike na tri police i u magacinu, prebrojaćeš ih tri puta ili nijednom.
Odštampaj knjigovodstveno stanje, ali ga ne daj popisivačima. Lista na kojoj se unapred vidi očekivana količina navodi čoveka da prepiše broj umesto da prebroji. Prazne kolone daju tačniji rezultat.
Popis korak po korak
- Prekini promet. Popis se radi van radnog vremena ili uz zatvorenu radnju. Ako baš mora da se prodaje, izdvoj tu robu i evidentiraj je posebno.
- Prebroj i izmeri. Član 9 traži stvarne količine dobijene merenjem, brojanjem ili procenom, uz opis artikla.
- Upiši u popisne liste. Naziv, jedinica mere, količina. Liste potpisuju članovi komisije, odnosno lice zaduženo za popis.
- Unesi knjigovodstveno stanje. Tek posle brojanja, u posebnu kolonu.
- Izračunaj razlike. Manjak i višak po artiklu, u komadima i u vrednosti.
- Napravi izveštaj o popisu. Uz predlog kako se razlike knjiže.
- Donesi odluku. Odluku o usvajanju izveštaja i knjiženju razlika donosi nadležni organ, kod preduzetnika sam vlasnik.
- Predaj knjigovođi. Da uskladi stanje u knjigama sa popisanim stanjem.
Kako kasa i barkod skener skraćuju popis
Ručni popis u radnji sa nekoliko stotina artikala ume da traje ceo dan, pa još pola dana provere. Dve stvari to najviše skraćuju.
Prva je uredna baza artikala u kasi, sa barkodom na svakoj stavci. Kad skeniraš umesto da tražiš artikal po nazivu, i brzina i tačnost skaču. Barkod skener OCBS-2020-U košta 5.800 RSD i radi sa svim ePos kasama. Ako tek biraš kasu, ZCS Z108 dolazi i u varijanti sa integrisanim skenerom za 23.800 RSD, dok osnovna verzija košta 21.300 RSD. Detaljnije o izboru skenera ima u tekstu o barkod skenerima za fiskalnu kasu.
Druga je evidencija zaliha na samoj kasi. ePos ima modul za magacinsko poslovanje (480 RSD) koji vodi primku, nivelaciju i inventar direktno u aplikaciji. Kad kasa zna koliko čega bi trebalo da bude, popis se svodi na proveru razlika umesto na sastavljanje spiska iz nule.
Nemam iluzije da softver rešava sve. Ako ulaz robe nije uredno unošen tokom godine, ni najbolji modul neće pomoći. Ali kod radnji koje to rade redovno, razlika u utrošenom vremenu je ozbiljna. Za pregled prometa po periodu pre samog popisa koristan je i periodični izveštaj.
Manjak i višak: šta sa razlikama
Razlike su normalne. Pitanje je koliko su velike i odakle dolaze.
Deo manjka je prirodan gubitak, ono što se u propisima zove kalo, rastur, kvar i lom. Najizraženiji je kod hrane i pića. Uredba o količini rashoda na koji se ne plaća porez na dodatu vrednost ("Službeni glasnik RS" br. 124/2004) propisuje normativ po grupama proizvoda, i do te količine se rashod ne oporezuje.
Sve preko normativa je druga priča. Takav manjak se tretira kao sopstvena potrošnja po članu 4 Zakona o PDV i na njega se obračunava PDV. To je obično najskuplji deo popisa za nekoga ko tokom godine nije vodio urednu evidenciju.
Kad je manjak posledica krađe ili nesavesnog rada, odlučuje se da li se naplaćuje od odgovornog lica ili se otpisuje.
Višak se knjiži kao prihod. Po iskustvu je skoro uvek posledica greške u evidenciji ulaza, a ne toga što je roba pala s neba.
Pravilnik dozvoljava i prebijanje manjkova i viškova nastalih zamenom sličnih artikala, klasično kod istih majica u različitim veličinama. Kako će se to konkretno proknjižiti, dogovori sa knjigovođom, jer poreski tretman zavisi od uzroka razlike.
Najčešće greške pri popisu
- Prepisivanje umesto brojanja. Popisivač vidi knjigovodstvenu količinu i samo je potvrdi. Takav popis ne vredi ništa.
- Roba u tranzitu. Isporuka koja je krenula a nije stigla, ili je stigla bez papira. Odredi jasno šta je tvoje na dan popisa.
- Ambalaža i sitnice. Kese, čaše i pakovanja koja se vode kao zaliha lako se zaborave.
- Popis u toku prometa. Prodaš artikal koji je već upisan i razlika se pojavi niotkuda.
- Neusvojen izveštaj. Popis se odradi, liste stoje u fascikli, a odluka o knjiženju razlika nikad ne bude doneta. U kontroli to izgleda kao da popis nije ni urađen.
Česta pitanja
Da li paušalac mora da radi popis robe? Ne. Paušalci ne vode poslovne knjige i ne sastavljaju finansijske izveštaje, pa nemaju obavezu popisa po Pravilniku. Popis za sopstvenu kontrolu i dalje ima smisla, ali nije zakonska obaveza.
Mora li popis da bude baš 31. decembra? Ne mora da se broji tog dana, ali stanje mora da se svede na 31. decembar. Sve promene između dana brojanja i dana bilansa moraju da se uračunaju kroz dokumentaciju.
Ko potpisuje popisne liste? Članovi komisije, odnosno lice određeno za popis kod preduzetnika i mikro pravnih lica. Lice koje rukuje robom ne može da popisuje tu istu robu.
Da li fiskalna kasa sama radi popis? Ne. Kasa daje knjigovodstveno stanje i olakšava unos, ali stvarno stanje se i dalje utvrđuje brojanjem. Modul za magacinsko poslovanje čini poređenje bržim, ne zamenjuje ga.
Šta ako se manjak pojavi tek u poreskoj kontroli? Onda se obračunava PDV na manjak iznad normativa, uz moguću kaznu zbog neuredne evidencije. Uredan godišnji popis je najjeftiniji način da se to izbegne.
Koliko traje popis u maloj radnji? Sa sređenom bazom artikala i barkod skenerom, radnja sa nekoliko stotina stavki obično stane u jedno popodne. Bez toga, računaj na ceo dan i dodatnu proveru.
Šta dalje
Ako ti popis svake godine pojede previše vremena, problem je obično u tome kako se roba evidentira tokom godine, a ne u samom brojanju. Barkod na svakoj stavci i uredna baza artikala reše veći deo posla pre nego što uopšte uzmeš papir u ruke.
Kad biraš opremu, vodič za izbor kase za radnju pokriva šta je bitno kod radnji sa mnogo artikala, a za veće objekte postoji poseban tekst o kasama za minimarket.
Za konkretan predlog opreme i modula za tvoju radnju, kontaktirajte nas. Savetovanje je besplatno.
